Propiedades horizontales tienen hasta el 31 de julio para presentar el Reporte Único de Beneficiarios Finales – RUB.
Con el objetivo de contribuir en la lucha contra la corrupción, el lavado de activos, la financiación del terrorismo y la evasión fiscal, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) impuso a todas las personas jurídicas la obligación de suministrar la información en el Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB),.
En su calidad de entidades con personería jurídica sin ánimo de lucro, las propiedades horizontales se encuentran obligadas a suministrar la información en el RUB antes del 31 de julio de 2023. El registro de la información lo deben presentar los representantes legales de todas las personas jurídicas, no importa el número de unidades o si la propiedad horizontal es residencial, comercial o mixta.
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El administrador al ser representante legal de la persona jurídica, debe estar al día con la gestión administrativa y la información contable actualizada de la propiedad horizontal al momento de suministrar el reporte. En virtud de ello, Properix ofrece un sistema integral que centraliza la comunicación y agiliza las tareas de los administradores, contadores, y revisores fiscales, sin llamadas, correos, ni traslados de todos los roles dentro de la copropiedad.
A través de la plataforma de Properix, disponible en la web, el representante legal o cualquier residente pueden consultar en tiempo real el presupuesto detallado de gastos e ingresos, la información y datos de los residentes, descargar informes anuales y mensuales, enviar comunicados y gestionar las PQRS, entre otros.
Esto es una gran ventaja para poder presentar el registro en tiempo y forma, no solo porque organiza y hace accesible la información que se debe presentar, sino que también ayuda a determinar quiénes son los beneficiarios finales. En las copropiedades son los siguientes:
• Si todos los propietarios tienen coeficientes de copropiedad menores al 5 %, el beneficiario final sería el representante legal de la copropiedad, es decir el administrador.
• En caso de no identificarse personas naturales como beneficiarios finales, deberá reportarse como beneficiario final a la persona natural que ostente el cargo de representante legal o la persona natural que ostente una mayor autoridad respecto al representante legal, en relación con las funciones de gestión o dirección de la propiedad horizontal. Es decir, administradores, revisores fiscales y en general los propietarios de los edificios o conjuntos, agrupaciones y condominios que aparezcan como representantes legales de la copropiedad.
Una vez determinados los beneficiarios finales, el registro de la información se debe hacer a través de los canales digitales de la DIAN. No obstante, debe tener en cuenta que para poder visualizar el cargue de la información, la persona jurídica debe estar inscrita en el Registro Único Tributario (RUT) o en el Sistema de Identificación de Estructura sin Personería Jurídica (SIESPJ).
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Recuerde que según la resolución 000108 de la DIAN del 14 de julio de 2023, cuando el beneficiario final identificado haya fallecido o fallezca teniendo esa calidad, la información a suministrar deberá corresponder a los datos de este. Una vez liquidada la sucesión, se deberá adelantar la actualización del RUB. Por otra parte, la misma resolución modificó la fecha de presentación del RUB solamente para los organismos de Acción Comunal, la cual queda establecida para el 31 de julio de 2024.
Evite sanciones haciendo el registro de la información hasta el 31 de julio de 2023. Si no presenta el RUB antes de la fecha límite, o se suministra información incompleta o errada, se aplicarán sanciones.
Las multas por no registrar la información a tiempo equivalen a una (1) UVT por cada día de retraso en la actualización de la información. Cuando la desactualización del RUT se refiera a la dirección o a la actividad económica del obligado, la sanción será de dos (2) UVT por cada día de retraso en la actualización de la información.
