En las empresas que crecen con rapidez, los mayores desafíos no siempre aparecen en el mercado. Muchas veces surgen dentro de la propia operación, donde miles de documentos, procesos y decisiones deben avanzar al mismo ritmo del negocio. Cuando esa coordinación falla, los riesgos aumentan. Cuando funciona, el crecimiento encuentra un nuevo impulso. Esa realidad llevó a Totto a fortalecer su estrategia de compliance digital.
La compañía, con presencia en 52 países, entendió que la expansión internacional también implica elevar los estándares de control sobre la información. No basta con vender más o abrir nuevos mercados; también es necesario asegurar que cada proceso documental mantenga trazabilidad y cumplimiento en un entorno regulatorio cada vez más dinámico.
La magnitud de la operación explica la decisión. Solo en Colombia la empresa procesa alrededor de 300.000 facturas mensuales y recibe entre 3.000 y 3.500 facturas de proveedores cada mes. Ese volumen convierte la eficiencia documental en un componente determinante para el funcionamiento diario del negocio.
En ese escenario, depender de actividades manuales representaba una presión constante para los equipos internos. Cada validación, revisión o registro requería tiempo y aumentaba la posibilidad de reprocesos o errores que terminaran afectando la continuidad de la operación.
A este panorama se suman cerca de 250 puntos de venta, franquicias, proveedores y diferentes mercados que interactúan de manera permanente. La operación no solo mueve productos; también moviliza información crítica que debe circular con precisión entre múltiples actores.
«Operar a esta escala implicaba gestionar una complejidad creciente en múltiples frentes, desde la coordinación de nuestra red comercial hasta el cumplimiento de requisitos regulatorios cada vez más exigentes, todo mientras el volumen de transacciones seguía aumentando de manera exponencial», señaló Patricia Bustos, Coordinadora de Cuentas por Pagar en Totto.
Frente a ese desafío, la organización apostó por integrar distintas capacidades tecnológicas dentro de un mismo ecosistema. Facturación electrónica, recepción documental, automatización, reportería, inteligencia artificial e integración tecnológica comenzaron a funcionar como piezas de un proceso continuo y conectado.
La apuesta refleja una tendencia que gana terreno entre las empresas globales. Según el Global Compliance Study 2025 de PwC, el 82% de las organizaciones prevé incrementar su inversión en tecnología para fortalecer sus actividades de cumplimiento, impulsadas por mejoras en productividad, visibilidad de riesgos y eficiencia operativa.
Más que incorporar nuevas herramientas, el objetivo fue construir una operación donde el cumplimiento acompañara el flujo natural del negocio. La información empezó a desplazarse con mayor rapidez entre las diferentes áreas, reduciendo fricciones y fortaleciendo la capacidad de respuesta.
«El principal objetivo no era únicamente digitalizar documentos, sino orquestar un ecosistema transaccional capaz de responder en tiempo real a las operaciones de alta complejidad de Totto, garantizando al mismo tiempo control, trazabilidad y cumplimiento normativo a lo largo de toda la cadena de procesos», afirmó Joly Anillo, Lideresa de ESTELA en Colombia.
Los resultados se reflejan en una mayor visibilidad sobre la operación documental, una disminución de riesgos fiscales y un fortalecimiento de los controles internos, aspectos que cobran especial importancia durante temporadas de alta demanda comercial.
«Cuando el cumplimiento digital se integra de forma nativa a la operación, se transforma en una ventaja competitiva que habilita mayor agilidad, control y capacidad de crecimiento en las organizaciones», concluyó la líder de ESTELA en Colombia. La experiencia confirma que, en escenarios de alta complejidad, la innovación también se construye desde procesos que muchas veces permanecen detrás de escena.
