Luego de dar un paso importante en su camino hacia la modernización tributaria, cuya inversión fue de más de $250 millones de dólares, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) continúa con su proceso de digitalización. Primero con la implementación de la facturación electrónica y ahora con la puesta en marcha de la nómina electrónica, que ya entró en la cuenta regresiva.
El próximo 1 de julio, las empresas con más de 251 empleados deben empezar a generar los soportes de pago de nómina electrónica en archivos XML y tendrán plazo para transmitirlos a la DIAN, hasta el 10 de agosto. Es decir que tienen apenas tres meses para ajustar sus procesos.
Aun cuando la obligatoriedad de la norma será progresiva de acuerdo a un calendario que contempla los plazos según el número de empleados, hasta llegar a las empresas unipersonales, lo cierto es que, a estas alturas, todas sin excepción, ya deberían tener claro su plan de ejecución.
Según Luis Fernando Jaramillo, presidente del Grupo Empresarial Heinsohn, con un portafolio de más de 700 clientes que ya adquirieron su servicio Heinsohn Nómina: “Las empresas deben tomar este nuevo requerimiento como una invitación a la modernización. Países de la región como Brasil, Chile y México nos llevan varios años de ventaja. Debemos tomar estas nuevas obligaciones como parte de un sistema. La implementación de la nómina electrónica, se deriva del artículo 616-1 del estatuto tributario, que habla de los sistemas de facturación. Es decir, que muy probablemente, lo que está sucediendo ahora se ampliará a nuevos documentos electrónicos, como el documento soporte de los costos y gastos en compras, documentos equivalentes, facturas de importación entre otros. Debemos estar preparados”.
Jaramillo recomienda una mayor sinergia entre las áreas financiera, contable, impuestos y recursos humanos de las empresas, de tal forma, que puedan adquirir un software verdaderamente robusta que dé solución a la totalidad de sus requerimientos. “El error de muchas empresas es que interpretan esta nueva obligación de la DIAN como un formato más que hay que cumplir, pero no podemos ver este nuevo requisito como un problema tecnológico, es más estratégico. Debe existir una trazabilidad en los procesos de las diferentes áreas para que la transacción base sea la misma y así se puedan mitigar riesgos”.
Un proveedor tecnológico aliado.
Para dar cumplimiento a la resolución No. 00013 de 2021 de la DIAN, las empresas tienen la opción de adquirir un software propio, o a través de un proveedor de soluciones tecnológicas. En todos los casos se requiere que estén habilitados por la DIAN.
El mercado colombiano cuenta con alrededor de 90 proveedores de software certificados por la DIAN con diferente tipo de soluciones. Empresas como Heinsohn, disponen de un módulo de Nómina Electrónica, donde es posible generar, validar, administrar y consultar los documentos. Cada empresa sin necesidad de acceder a la plataforma del PST, puede tener una visión completa del proceso de nómina electrónica de cada periodo.
“Con Heinsohn no tiene que buscar intermediarios, todo se integra con la solución que brinda la herramienta que es bidireccional. En un mismo módulo, la empresa tiene acceso a diferentes formularios donde puede generar las transacciones y enviarlas a la DIAN, al tiempo que el trabajador puede consultar su información, sin necesidad de involucrar a más actores en el proceso. Lo anterior optimiza los tiempos, lo que se ve reflejado también en un ahorro económico” concluyó Jaramillo