jueves 28 marzo 2024
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nÓMINA eLECTRÓNICA

La Dian amplía los plazos de obligatoriedad de la nómina electrónica.

La DIAN ha aplazado la entrada en vigor de la obligatoriedad de emisión de Nómina Electrónica, estableciendo un nuevo calendario, tanto para la habilitación en el sistema interno de la DIAN como para el inicio de emisión de nómina para cada uno de los grupos obligados.

De acuerdo con lo establecido en la nueva Resolución 000037, la fecha de inicio de la habilitación en el servicio de nómina electrónica será el día 1 de agosto de 2021. En cuanto a la fecha límite para la generación y transmisión del documento de soporte de pago de la nómina electrónica y de las notas de ajuste se establece un calendario dividido en varios grupos.

La fecha de inicio para el Grupo 1 -empresas de más de 250 empleados- será el 1 de septiembre de este año. La del Grupo 2 -empresas de más de 100 y menos de 250 empleados- será el 1 de octubre de este año. El Grupo 3 -empresas de entre 11 y 100 empleados-  debe iniciar la generación de documentos el día 1 de noviembre. Finalmente, el Grupo 4 -empresas de hasta 10 empleados. Tendrá como fecha límite de inicio el 1 de diciembre.

La implementación de la nómina electrónica puede suponer un cambio en los sistemas de facturación de las compañías. “Al igual que lo ocurrido con la factura electrónica, – comenta Alberto Redondo, CMO de SERES para Iberia y LATAM – el camino más fácil, rápido y económico para adaptarse al nuevo sistema es trabajar con un proveedor de servicios, un tercero de confianza, como SERES, que asuma todo el proceso”.

De acuerdo con la nueva resolución, no habrá modificaciones en las fechas establecidas para aquellos contribuyentes que no estén obligados a expedir factura electrónica, que seguirán teniendo de plazo hasta el 31 de mayo de 2022.

El objetivo de este aplazamiento es facilitar al máximo la adaptación a este nuevo sistema y, para evitar problemas, la mejor opción es contar con un proveedor de servicios de confianza certificado por la DIAN.

De acuerdo con la normativa, los envíos a la DIAN deberán realizarse mensualmente, independientemente de que se realicen pagos en periodos diferentes, y dentro de los diez primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago.

¿Cómo funciona la nómina electrónica?

La solución desarrollada por SERES genera nóminas electrónicas a partir de la información obtenida del software de nómina de la empresa y las envía a la Unidad Administrativa Especial de la DIAN, de acuerdo con los requisitos técnicos y legales establecidos en la Resolución 000013.

Una vez que la DIAN recibe la nómina, el sistema genera, firma, almacena y envía un mensaje de validación con el valor “Documento validado por la DIAN”. Con la validación obtenida, la solución de SERES integra el mensaje de la DIAN en la herramienta de gestión interna de la empresa junto con la representación gráfica de las nóminas para que sean remitidas de forma automática a los empleados.

Además, la solución preserva las nóminas electrónicas por el tiempo legalmente establecido garantizado su integridad y confidencialidad.

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Colombia camina hacia la modernización tributaria: Empresas se preparan para cumplir con la Nómina Electrónica.

Luego de dar un paso importante en su camino hacia la modernización tributaria, cuya inversión fue de más de $250 millones de dólares, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) continúa con su proceso de digitalización.  Primero con la implementación de la facturación electrónica y ahora con la puesta en marcha de la nómina electrónica, que ya entró en la cuenta regresiva.

El próximo 1 de julio, las empresas con más de 251 empleados deben empezar a generar los soportes de pago de nómina electrónica en archivos XML y tendrán plazo para transmitirlos a la DIAN, hasta el 10 de agosto.  Es decir que tienen apenas tres meses para ajustar sus procesos.

Aun cuando la obligatoriedad de la norma será progresiva de acuerdo a un calendario que contempla los plazos según el número de empleados, hasta llegar a las empresas unipersonales, lo cierto es que, a estas alturas, todas sin excepción, ya deberían tener claro su plan de ejecución.

Según Luis Fernando Jaramillo, presidente del Grupo Empresarial Heinsohn, con un portafolio de más de 700 clientes que ya adquirieron su servicio Heinsohn Nómina: “Las empresas deben tomar este nuevo requerimiento como una invitación a la modernización. Países de la región como Brasil, Chile y México nos llevan varios años de ventaja. Debemos tomar estas nuevas obligaciones como parte de un sistema. La implementación de la nómina electrónica, se deriva del artículo 616-1 del estatuto tributario, que habla de los sistemas de facturación. Es decir, que muy probablemente, lo que está sucediendo ahora se ampliará a nuevos documentos electrónicos, como el documento soporte de los costos y gastos en compras, documentos equivalentes, facturas de importación entre otros. Debemos estar preparados”.

Jaramillo recomienda una mayor sinergia entre las áreas financiera, contable, impuestos y recursos humanos de las empresas, de tal forma, que puedan adquirir un software verdaderamente robusta que dé solución a la totalidad de sus requerimientos.  “El error de muchas empresas es que interpretan esta nueva obligación de la DIAN como un formato más que hay que cumplir, pero no podemos ver este nuevo requisito como un problema tecnológico, es más estratégico. Debe existir una trazabilidad en los procesos de las diferentes áreas para que la transacción base sea la misma y así se puedan mitigar riesgos”.

Un proveedor tecnológico aliado.

Para dar cumplimiento a la resolución No. 00013 de 2021 de la DIAN, las empresas tienen la opción de adquirir un software propio, o a través de un proveedor de soluciones tecnológicas. En todos los casos se requiere que estén habilitados por la DIAN.

El mercado colombiano cuenta con alrededor de 90 proveedores de software certificados por la DIAN con diferente tipo de soluciones. Empresas como Heinsohn, disponen de un módulo de Nómina Electrónica, donde es posible generar, validar, administrar y consultar los documentos. Cada empresa sin necesidad de acceder a la plataforma del PST, puede tener una visión completa del proceso de nómina electrónica de cada periodo.

“Con Heinsohn no tiene que buscar intermediarios, todo se integra con la solución que brinda la herramienta que es bidireccional. En un mismo módulo, la empresa tiene acceso a diferentes formularios donde puede generar las transacciones y enviarlas a la DIAN, al tiempo que el trabajador puede consultar su información, sin necesidad de involucrar a más actores en el proceso. Lo anterior optimiza los tiempos, lo que se ve reflejado también en un ahorro económico” concluyó Jaramillo

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